Zgodnie z zasadami przyznawania grantów obliczeniowych na Komputerach Dużej Mocy CI TASK, użytkownicy korzystający z tych zasobów zobowiązani są do rozliczania się z wykorzystanych zasobów. Rozliczenia dokonuje się w formie sprawozdań okresowych. Sprawozdania składają kierownicy grantów obliczeniowych, podając w nich wszystkich wykonawców grantu.
W sprawozdaniu wymienia się główny temat projektu, kierownika grantu, szczegółową tematykę prac prowadzonych w okresie rozliczeniowym, krótki opis prowadzonych prac i wyników, listę oryginalnych publikacji, wystąpień konferencyjnych, rozpraw doktorskich, prac magisterskich, opracowań, w których zostały wykorzystane wyniki uzyskane za pomocą zasobów obliczeniowych CI TASK. W sprawozdaniu należy również wymieć wykorzystywane zasoby czyli komputery oraz aplikacje (oprogramowanie), wszystkich wykonawców grantu oraz nazwy kont na serwerach obliczeniowych przez nich używanych.
Sprawozdania składa się w formie elektronicznej, za pomocą formularza dostępnego na stronie CI TASK. Dostęp do formularza mają tylko uprawnieni użytkownicy zasobów CI TASK, czyli kierownicy projektów lub osoby przez nich wskazane.
Obowiązek składania sprawozdań dotyczy wszystkich grantów. W przypadku kiedy grant otwarto w okresie krótszym niż pół roku przed końcem terminu składania sprawozdań i projekt nie osiągnął jeszcze żadnych znaczących wyników, w treści sprawozdania należy wpisać "Grant otwarto w bieżącym okresie sprawozdawczym".
Aby złożyć sprawozdanie, należy zalogować się do systemu obsługującego projekty. Użytkownicy, którzy nie otrzymali lub zapomnieli hasła dostępu do formularza, mogą wygenerować hasło za pomocą odnośników poniżej formularza logowania. W razie problemów należy pisać na adres kdm@task.gda.pl.
Po zalogowaniu się widoczny jest profil użytkownika, w którym można zmienić hasło, a osoby uprawnione mogą edytować sprawozdanie.
Formularz sprawozdania umożliwia zapisanie sprawozdania na serwerze i po ponownym zalogowaniu powrót do jego edycji. Oznacza to że sprawozdanie można modyfikować, aż do upłynięcia terminu składania sprawozdań.
Sprawozdania są oddzielone od strony opisu projektu. W profilu użytkownika znajduje się funkcja zmiany opisu projektu, tak że można modyfikować opis w dowolnym momencie. Opis będzie automatycznie uzupełniany listą publikacji ze sprawozdań.
Prosimy o wpisywanie do formularza sprawozdania choćby kilku zdań o prowadzonych pracach, nawet jeśli nie ma w danym okresie żadnych publikacji. Puste sprawozdania nie będą akceptowane. Prosimy również o uzupełnianie opisów projektów.
Termin składania sprawozdań za dany rok kalendarzowy mija 31 stycznia roku następnego.